Prozessoptimierung zur Prozessstabilität – Tipps von Ihrem Experten aus Schweinfurt

Gibt es Verbesserungswünsche, was sie Ergebnisqualität angeht? Oder funktioniert Ihr Prozess nicht richtig in Hinblick auf Zeit oder Kosten? Um Prozessoptimierung und Prozessstabilität zu erreichen, müssen die Schwachstellen und Ursachen gefunden werden, damit Sie Ihr Prozesse verbessern können. Im Anschluss können Sie einen Maßnahmenplan entwickeln oder ein neues Projekt definieren. Wir wollen Ihnen im Folgenden einige Möglichkeiten der Prozessoptimierung vorstellen.



Planung von Optimierungsmaßnahmen

Der erste Schritt ist immer Ihre bestehenden Prozesse zu visualisieren und in Ablaufdiagrammen oder formalen Modellen zu beschreiben. Daraufhin kann eine Prozessanalyse durchgeführt werden, um anschließend den Prozess schrittweise zu verbessern. Wenn Sie die Schwachstellen erkannt und deren Ursachen ermittelt haben, dann ergeben sich meist unmittelbar mögliche Maßnahmen, um die Schwachstellen zu beseitigen und den Prozess zu verbessern.

Wenn eine geplante Maßnahme sehr umfangreich ist und aus einer Vielzahl von Einzelmaßnahmen besteht, dann wird macht es Sinn ein eigenes Projekt zu beginnen, welches die Neuausrichtung oder Reorganisation des betreffenden Prozesses zum Ziel hat.

Wenn Ihre Mitarbeitenden Störfelder des Prozesses selber beheben können, dann ist eine kontinuierliche Verbesserung möglich.

Mögliche Optimierungsansätze, die im Rahmen einer Einzelmaßnahme oder eines Projekts umgesetzt werden können, werden im Folgenden vorgestellt.

Arbeitsschritte integrieren

Es kann sich lohnen Arbeitsschritte an einer bestimmten Stelle oder in einer Person zusammenzufassen: wenn Aufgaben und Tätigkeiten auf zu viele Mitarbeitende verteilt sind, wenn planende und ausführende Tätigkeiten voneinander getrennt sind oder wenn es zu komplexe Entscheidungs- und Berichtswege gibt. Somit lassen sich alle notwendigen Ressourcen, Informationen und Kompetenzen bündeln. Als Ergebnis werden Abläufe beschleunigt, Schnittstellen reduziert und die Qualität der Arbeit verbessert. In vielen Fällen steigen auch Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden.

Prozesse de/zentralisieren

Verhindern Sie unnötige doppelt ausgeführte Prozesse. Gestalten Sie Abläufe neu, dass sie zentralisiert oder konsequent dezentralisiert werden. Beachten Sie die einzelnen Vorteile und Nachteile der jeweiligen Organisationsform und prüfen Sie gründlich. Dabei sollten nicht nur Kosten als relevant betrachtet werden, sondern auch Leistungsmerkmale des Prozesses.

Automatisierung und Workflow

Wenn Ihre Prozesse immer nach dem gleich Schema ablaufen sollen, dann lassen sich diese standardisieren und es kann hilfreich sein, den Prozess zu automatisieren. Das sollten Sie genau prüfen, denn ansonsten kann der Aufwand, den automatischen Prozess zu entwickeln und einzurichten, größer sein als sein Nutzen.

Workflow-Systeme unterstützen meist halb automatisierte Prozesse. Sie strukturieren den Ablauf nach einem vorgegebenen Prozess-Design. Dabei nutzt der*die Mitarbeitende ein spezielles EDV-System, das dem Ablauf eine feste Struktur gibt. Der*die Mitarbeitende stößt den Prozess an und steuert ihn, die EDV sorgt dafür, dass der Prozess standardisiert und immer gleich abläuft, und sie stellt alle notwendigen Informationen zur Verfügung.

Verbesserungen schrittweise umsetzen

Prozesse sind meist sehr komplex und lassen sich nicht in allen Details vorplanen und nach Plan umsetzen. Es ergibt daher Sinn ein Optimierungsprozess im Ideal zu planen und dann aber in kleinen Schritten umzusetzen (Detailpläne für Teilprozesse oder einzelne Handlungen) und vor allem in Schleifen den Prozess immer wieder zu untersuchen und zu optimieren und auch zu stabilisieren.



Wenn Sie möglichst rasch erste Erfolge im Sinne von Leistungsverbesserungen bezüglich Qualität, Zeit oder Kosten erzielen können, motiviert das Ihre Mitarbeitenden und fördert den Veränderungsprozess in Ihrem Unternehmen. Planen Sie aber ausreichend Zeit ein, es kann vieler Änderungsmaßnahmen bedürfen, bis neue Prozesse reibungslos laufen. Denken Sie auch daran ausreichend viele Tests zur Prozessfunktion und Prozessstabilität durchzuführen.

Kontaktieren Sie Henneberg Consulting aus Schweinfurt – wir sind Ihre Spezialisten für Prozessoptimierung und Prozessstabilität.